Büroumzug in Spandau

Der Stillstand kostet mehr als der Umzug

Bei einem Büroumzug ist die Rechnung des Umzugsunternehmens selten der größte Posten. Der größte Posten ist der Tag, an dem niemand arbeiten kann. Ein Betrieb mit acht Leuten verliert an einem Ausfalltag mehr als der komplette Transport kostet. Alles, was wir planen, planen wir deshalb entlang dieser Frage: Wie kurz lässt sich das Fenster machen, in dem nichts geht?

In der Praxis heißt das meist Freitag. Wir arbeiten an Werktagen, das Büro ist Mo bis Fr 09:00 bis 18:00 Uhr besetzt, und wenn der Umzug am Freitag läuft, haben Sie zwei freie Tage als Puffer für Technik, Anschlüsse und die letzten Kisten. Am Montag sitzt jeder wieder an seinem Platz. Wer stattdessen mitten in der Woche zieht, verliert oft nicht einen, sondern anderthalb Tage.

Auf den Preis wirkt die Wahl des Wochentags nicht. Der Stundensatz ist an jedem Werktag gleich hoch. Ob der Termin auf den Monatsletzten fällt, auf die Wochen vor den Sommerferien oder auf einen ruhigen Tag im Februar, ändert am Betrag nichts, denn eine Zeile für Aufschläge nach Datum gibt es in dieser Liste nicht.

Der zweite Hebel ist die Reihenfolge. Wir bauen zuerst die Arbeitsplätze auf, die am Montag besetzt sein müssen, und erst danach Lager, Archiv und Küche. Was in der ersten Stunde nach Arbeitsbeginn niemand braucht, kann bis nachmittags in Kartons stehen bleiben.

Wie viele Kräfte und wie viel Zeit ein Betrieb braucht, hängt an Fläche und Zahl der Arbeitsplätze. Diese Einordnung nutzen wir als Ausgangspunkt, bevor wir beide Flächen gesehen haben.

• Bis 60 Quadratmeter mit zwei bis vier Arbeitsplätzen: zwei Kräfte und ein Sprinter, meist ein halber Tag.
• 60 bis 120 Quadratmeter mit fünf bis zehn Arbeitsplätzen: drei Kräfte und ein Umzugswagen, ein Arbeitstag.
• 120 bis 250 Quadratmeter mit zehn bis zwanzig Arbeitsplätzen: vier Kräfte und ein zweiter Wagen, ein langer Tag.
• Werkstatt mit Maschinen: Besetzung nach Besichtigung, zwei Tage sind möglich.

Wo in Spandau Betriebe sitzen und was das bedeutet

Der Bezirk hat drei sehr verschiedene Gewerbelagen, und jede stellt eine eigene Aufgabe.

In der Altstadt sitzen Kanzleien, Praxen und Ladengeschäfte, teils direkt an der Fußgängerzone. Dort gelten für die Zufahrt feste Zeitfenster, und ohne Halteverbotszone an der richtigen Stelle steht der Wagen zu weit weg. Der Tragweg wird dann zum Kostentreiber, nicht die Menge. Halteverbot vor Auszug und Einzug kostet ab 89 €, Halteverbot nur vor einem Haus ab 59 €, und das Bezirksamt braucht vier Werktage Vorlauf.

In Siemensstadt und Haselhorst liegen Gewerbehöfe und Werkstattflächen. Hier ist die Zufahrt in der Regel gut, dafür sind Werkbänke, Regalsysteme und Maschinen im Spiel. Solche Stücke gehen nicht in Kartons, sie brauchen Demontage, Gurte und manchmal ein zweites Fahrzeug, das mit 24 € je Stunde dazukommt.

In den Wohnlagen, von Staaken bis Hakenfelde, sitzen viele kleine Betriebe und Einzelpraxen in normalen Häusern. Dort ist der Umzug technisch ein Wohnungsumzug, aber mit sensiblen Unterlagen und Geräten. Der Unterschied liegt in der Dokumentation, nicht im Tragen. Liegt der Eingang weit von der Straße weg, kommt der Posten Langer Tragweg ab 30 Metern dazu, ab 35 € je Adresse.

Wie wir Arbeitsplätze wiederfinden

Das Verfahren ist unspektakulär und funktioniert seit Jahrzehnten. Jeder Arbeitsplatz bekommt eine Nummer, jedes Möbelstück und jeder Karton dieses Platzes ebenfalls. Am Ziel hängt an jeder Tür ein Blatt mit den Nummern, die in diesen Raum gehören.

1. 1 Vorher gemeinsam durch beide Flächen gehen und den neuen Grundriss festlegen. Ohne diesen Schritt wird am Umzugstag improvisiert, und Improvisation kostet Stunden.
2. 2 Arbeitsplätze durchnummerieren und die Nummern an Schreibtische, Rollcontainer und Stühle kleben.
3. 3 Rechner, Monitore und Kabel je Platz in einen Karton, Kabel gebündelt und beschriftet. Wer das Team packen lässt, bucht den Posten Kartons packen, je Kraft, ab 25 € je Stunde.
4. 4 Akten in der Reihenfolge des Regals in Kartons packen, Regalbrett für Regalbrett. So steht das Archiv am Ziel in derselben Ordnung wieder da.
5. 5 Am Umzugstag zuerst die Arbeitsplätze aufbauen, dann Technik anschließen, zuletzt Lager und Nebenräume.
6. 6 Vor Feierabend einmal hochfahren und prüfen, ob Netzwerk und Drucker laufen. Fehler findet man freitags leichter als montags früh.

Was ausdrücklich nicht dazugehört

Wir sind ein Umzugsbetrieb und keine Fachfirma für Anschlüsse. Diese Grenze nennen wir lieber vorher als hinterher, damit Sie die fehlenden Gewerke rechtzeitig beauftragen.

• Netzwerk, Telefonanlage und Serverschrank neu verkabeln: das macht Ihre IT, wir transportieren die Geräte und stellen sie am richtigen Platz ab.
• Elektroinstallation, Starkstrom und Wasseranschlüsse: Sache eines zugelassenen Fachbetriebs.
• Aktenvernichtung nach Datenschutzvorgaben: dafür gibt es zertifizierte Dienstleister. Was schlicht entsorgt werden darf, nehmen wir mit, ab 39 € je Kubikmeter.
• Reinigung der alten Fläche vor der Übergabe: wir räumen und fegen, eine Endreinigung nach Mietvertrag ist etwas anderes.

Gewerbliche Aufträge laufen über eine Rechnung mit Zahlungsziel, nicht über Barzahlung am Wagen. Alle Beträge enthalten die Mehrwertsteuer. Aus dem Ab-Preis wird ein fester Betrag, sobald Zimmerzahl, Etage und der Weg vom Fahrzeug bis zur Wohnungstür feststehen. Die Besichtigung dafür kostet nichts.